Prefettura di Roma quando la mancanza di tecnologia crea problemi e soprattutto costi

Sempre per la rubrica "Tecnologia PA", oggi riparliamo della prefettura di Roma, già con un nostro articolo (qui http://settecamini.blogspot.it/2016/09/prefettura-di-roma-cittadinanza-attiva.html ) nel quale evidenziamo alcune lacune informatiche o meglio problematiche.
Oggi analizzeremo, come la mancanza del supporto informatico, o meglio del computer e dei mezzi come internet creano problemi, disordine e soprattutto costi all'interno di questo ente pubblico, a discapito dei cittadini.
Una premessa doverosa, non è un articolo di attacco o politico o altro, ma solo evidenziare, come con poco si può migliorare un ente ed un servizio pubblico, diminuendo i costi, un suggerimento per il responsabile IT di questa struttura.

La prefettura di Roma, ha tanti obblighi e tante funzionalità, quella che vedremo oggi, è una piccola parte di attività di questo ente, in particolare la cittadinanza italiana per gli stranieri.
Un caso reale che ha visto in prima persona coinvolti, e che vogliamo evidenziare come con pochi interventi e senza spendere un centesimo si può fare molto.

Il problema
Solo le ore 07.00 di giovedì 3 novembre, al primo piano della prefettura, sono presenti molti stranieri, perchè convocati per visionare la pratica o per chiedere informazioni su come ottenere la cittadinanza italiana.
A fine giornata contiamo circa 100 persone, stranieri di diverse nazionalità, ucraine, uomini di oriente, bangladesi, cinesi, domenicani e tanti altri.
Insomma diverse nazionalità.
Alle 08.30 iniziano ad aprire le porte, un dipendente dell'ente con tanto di distintivo, fornisce indicazioni e da i numeri per chi dovrà far visionare i documenti per la pratica di cittadinanza, oppure per coloro che dovranno chiedere informazioni sulla pratica da avviare o giù avviata. Ma prima di quell'ora molti stranieri, in piedi per le scale e con qualche furbetto che vuole passare prima, crea uno stress non indifferente tra le varie etnie.

A questo punto, nell'ufficio per la visione dei documenti (non abbiamo analizzato quello per l'informazioni, ma presumiamo che sia simile) si affaccia di volta in volta un dipendente (altra persona di quello che dava i numeri) e chiama i numeri.

Notiamo a questo punto, che nella giornata vengono impiegati tra le 3 e 5 persone per fare solo la chiamata dei numeri o assegnarli.

Alla fine, dalle 07.00 che ci troviamo li, usciamo intorno alle 11.10 ben 4 ore, per fare solo 7 minuti di visione dei documenti, con tanta stanchezza per il cittadino straniero.

Risultato qual'è? stress, mal servizio, costi che si possono abbattere e per i dipendenti fatica e malumore.


La soluzione proposta

Una soluzione rapida che qui proponiamo, non costosa che di certo abbatte i costi e soprattutto renderà il servizio migliore soprattutto da chi ne usufruisce ma anche per chi lo esegue.

E qui ci viene in aiuto l'informatica la tecnologia. Già per fare la domanda di "cittadinanza italiana" si deve accedere al portale web.
A questo punto, con una piccola modifica al sistema, quando la Prefettura di Roma, dovrà chiamare lo straniero/a, per visionare i documenti, potrà assegnare già un numero, ma può fare meglio, assegnare anche una fascia oraria, dire alle ore "09.30" e magari in tale occasione, anche assegnare lo sportello, visto che sono presenti ben 6 sportelli, e quindi assegnare al dipendente, o meglio all'impiegato un numero di persone (pratiche) da visionare in giornata.
I vantaggi sono notevoli, riduzione di costi e di personale (non c'è più la persona che distribuisce i numeri e quella che chiama il numero) un risparmio annuo pari a 30.000 euro all'anno, ma soprattutto per il fruitore, ossia il cittadino straniero, meno stress ed un servizio migliore, con orario e sportello già assegnato, senza tutto lo stress di file ed altro.

Ma ancora meglio si può fare, nella convocazione, che avviene sempre on line, indicare anche cosa andrà visionato, cosa manca, e cosa potrebbe fare il cittadino per risolvere l'anomalia nella documentazione.

Insomma, con pochissimo e senza nessun costo si può migliorare un servizio della Prefettura di Roma e ridurre i costi.

Come sempre in questa rubrica, siamo a disposizione dell'ente pubblico, del responsabile dei sistemi informativi o dirigente, per fornire indicazioni, consigli e perchè no, offrire la professionalità in ambito IT in maniera gratuita, perchè vogliamo una PA efficiente e non problematica.